ホームページリニューアルのコンペのオリエンテーションで重要なポイント
初版公開日：2019/4/14
最終更新日：2019/4/20
コンペを開催することに決定したら次はオリエンテーションの準備を行いましょう。
オリエンテーションとは、提案をして貰う為の依頼内容を説明する場となります。
オリエンテーションの準備がしっかり出来ていないと、提案して欲しい内容が伝わらないため、良い提案を受けられません。
良い提案を受け、いくつもの候補の中から選ぶのが大変だと嬉しい悲鳴をあげられるような状況にするためにしっかりと準備をしましょう。
オリエンテーションの開き方
コンペへの参加意思を表明してくれた会社にオリエンテーションの開催日時と場所を伝えることがスタートになります。
コンペへの参加依頼書にオリエンテーションの開催日時と場所を記すのも効率的です。
RFP（提案依頼書）が完成してから通知するようにしましょう。
いつがいいか？
なるべく早く開催をする方が、制作スケジュールを圧縮しないで済むでしょう。
一社ずつ複数回のオリエンテーションを開催するのではなく、複数企業を一度に集めて開催する場合は、どの企業も参加しやすい日時を選択する必要があるでしょう。
コンペへの参加意思はあるのに、オリエンテーションに出られないので提案の機会を得られないという会社があるのは発注者側にとっても不幸です。
また、もしも事前に資料（RFP）を送る場合は、それを読み込んで貰って質問を用意して貰うくらいの期間（数日から一週間程度）を空けた方が無難です。
先にRFPを確認してもらっておくと、当日に読み合わせをする必要がなくなるので時間短縮になります。
場所はどこがいいか？
巨大なホールや貸し会議室を借りる必要はありません。
呼ぶ社数や人数がしっかり収まる場所であれば自社の会議室でも問題ありません。
できればプロジェクタやモニタなど、既存のサイトを写せるものがあると良いでしょう。
複数社同時に行うか個別に行うか
オリエンテーションで伝える内容は平等であることが望ましく、開催する側の工数も考えますと1回で複数社に同時にオリエンテーションが出来てしまうと楽ではあります。
ただ、開催予定場所に人数が入りきらなかったり、すべての企業が参加できる日時を調整するのが大変であれば、何回かに分けてもいいかもしれません。
同時に複数社が同席していると、質問など、参加側に遠慮が出たりすることもあり、決して良いことばかりとも限りません。
どちらの方が必ず良いというものではありませんので、その都度、状況に合わせるのが良いでしょう。
オリエンテーションの開催日に合わせて提案の締切日もずらしてあげることが必要になります。
オリエンテーションでは何を行うのか？
提案依頼書（RFP）を元に、各社に対して提案して欲しい内容を伝えるというのがオリエンテーションの目的です。
ドキュメントだけでその行間も含めすべて伝わるのであれば、顔を突き合わせて説明する必要はありませんので、提案依頼書（RFP）を送付し、期日までに提案を受ければ良いですが、書面だけでは伝わらない熱量などがそこにあるはずで、そういったことを伝えられると良いでしょう。
また、発注側の熱量を伝えるだけではなく、提案側にも熱意を持って提案をして貰えるように、独自の工夫をしてみるのもよいかもしれません。
提案依頼書（RFP）の説明が終わったら、各社からの質問を受け付け、誠実に答えましょう。
決まっていないものは決まっていないと、わからないことはわからない、提案して欲しいことは提案して欲しいと伝えるようにしましょう。
よいオリエンテーションとは？
企業を呼んで、提案依頼書（RFP）を読み上げ、質疑応答を行えば最低限のオリエンテーションは終わりになります。
しかしこれだけでは良い提案を受けられる可能性が高いとは言えません。
オリエンテーションに参加してくれた企業も売上をあげなければならないため、一社のコンペにのみに参加している訳ではないからです。
そうなると、より条件の良い方に対して優秀な提案が流れてしまいます。
これはコンペに限ったことではありませんが、どれだけ自社のコンペに時間や能力、アイディアを注いでくれるかが重要になります。
より良い提案をしてもらうためには、いかに共感して貰えるか、いかにメリットがあるかを感じて貰えるかがとても重要になります。
どのようにしたら共感をして貰えるか、メリットを感じて貰えるかは難しい問題です。
予算は大きな要因となりますが、それだけではなく、きちんとした熱意ががあることがわかったり、提案者をただの外注ではなくパートナーとして見ているという姿勢が伝わると良いでしょう。
また、あまりコンペへの参加社数が多過ぎると勝ち残る可能性が低く感じられ、優先度を下げられる可能性もあるため、参加社をある程度絞るというのも良いかもしれません。
オリエンテーション後は必ずしも同じ条件にする必要はない
提案期間は平等である必要がありますが、オリエンテーションから提案期日までの間は必ずしも同じ条件である必要はありません。
提案期日ギリギリまで、事業内容の詳細やリニューアルの目的、担当者や決裁者の好みに至るまで質問を繰り返して、少しでも多く自社の情報を理解しようとする会社があってもいいでしょう。
そういったアプローチを禁止するメリットはないでしょう。
オリエンテーション以来音信不通で、期日にメールで資料が送られてくるだけの会社と比べ、どちらの方が最終的な目的の達成まで並走してくれそうでしょうか。
もちろんオリエンテーションからすべてを汲み取り、完璧な提案をする会社の方が頼りがいがあるという側面もありますので、コミュニケーション頻度が高い方が良いという訳ではありませんが、パートナーとして最終的な目的を叶えてくれるかを軸をブラさずに選定しましょう。
つまり、いくら寄り添ってくれそうな会社だったとしても、目的を達成する道筋が見えなければ論外ということにもなります。
不公平さが出ない限りは、条件ややり方、情報提供の量などは、参加社側の行動によっては変化してもよいものと思います。
依頼先が最初からほとんど決まってしまっているような状態は好ましくありませんが、提案期日までにやってよいことと駄目なことをオリエンテーションで共有しておけば、本提案の前に仮提案を担当者レベルで受け付けるといったことは、関係性を深め、良い提案を受けるための方法の一つとも言えます。
ただし、あまり懇意になり過ぎて恣意的になると、自分たちの想像を超える提案が出てくる可能性は下がってしまうので注意しましょう。
オリエンテーションの核となる提案依頼書（RFP）
提案依頼書（RFP）がしっかりと書かれていればオリエンテーションを開催する意味は薄れます。
場合によっては提案依頼書（RFP）をメールで送り、質問があればそれを受け付けるだけでも成り立ってしまいます。
このような説明が書けてしまうくらい提案依頼書（RFP）はコンペにおいては最重要なものです。
オリエンテーションなどと呼ばれていますが、提案依頼書（RFP）共有説明会と言った方が内実に沿っているのかもしれません。
よく、何事も準備が8割ということがありますが、オリエンテーションも提案依頼書（RFP）の用意が8割です。
では残りの2割は何かといえば、提案依頼書（RFP）に記せなかった想いということになるでしょう。
会社としてそのプロジェクトがどれくらい重要なのか、担当者がリニューアルにどんな想いを抱いているかなど、提案依頼書（RFP）に記されていない部分を伝えるのがオリエンテーションの本当の役割なのかもしれません。
まとめ
オリエンテーションの開催にも多少のコツはありますが、いかに伝わる提案依頼書（RFP）を用意するかが最も重要です。
オリエンテーションの開催準備に時間を取られ、提案依頼書（RFP）が疎かになってしまっては本末転倒です。
しっかりと提案依頼書（RFP）の準備が出来てからオリエンテーションを開催するようにしましょう。
また、オリエンテーションでは提案依頼書（RFP）に記せなかった想いも伝えられるように努力しましょう。
ホームページリニューアルラボではホームページリニューアルにおけるオリエンテーションの開催支援や、提案依頼書（RFP）の制作支援を承っています。
オリエンテーション開催についてお困りのことがございましたら、是非お問い合わせください。